Utenriksdepartementet

Regjeringen bygger sin politikk på en effektiv bruk av fellesskapets ressurser. Som i næringslivet er det også i offentlig forvaltning et potensiale for å blir mer effektiv. Regjeringen har derfor innført en avbyråkratiserings- og effektivitetsreform (ABE-reformen), og forutsetter at alle statlige virksomheter gjennomfører tiltak for å bli mer effektive. Reformen vil gi insentiver til mer effektiv statlig drift og skape handlingsrom for prioriteringer i statsbudsjettet. Virksomhetene har også god anledning til å planlegge og gjennomføre tiltak for å effektivisere driften når reformen er et årlig krav. Deler av gevinsten fra mindre byråkrati og mer effektiv bruk av pengene overføres til fellesskapet i de årlige budsjettene. Den årlige overføringen settes til 0,5 pst. av alle driftsutgifter som bevilges over statsbudsjettet. For Utenriksdepartementet innebærer dette at driftsrammene i 2017 totalt reduseres med 17,7 mill. kroner, herunder 10,5 mill. kroner under programområde 02 og 7,2 mill. kroner under programområde 03.

Utenriksdepartementet har gjennomført en rekke tiltak for å effektivisere virksomheten og tilpasse driften til reduserte rammer. I perioden 2014–2017 er Utenriksdepartementets driftsrammer totalt redusert med om lag 140 mill. kroner ettersom det i tillegg til avbyråkratiserings- og effektivitetsreformen også er innarbeidet ekstraordinære reduksjoner i driftsrammene. Som følge av reduksjonene har Utenriksdepartementet effektivisert og utfaset oppgaver som ikke lenger er prioriterte. I perioden 2014–2016 er syv utenriksstasjoner avviklet/under avvikling. I 2014 ble La Paz og Bujumbura avviklet og i 2016 avvikles Astana, Sofia, Harare, Lusaka og Guatemala. Utenriksdepartementet har samtidig effektivisert administrative oppgaver som utføres på utenriksstasjonene.

Forbedrede teknologiske løsninger har gjort det mulig å flytte administrative oppgaver fra utenriksstasjonene til Oslo, fortrinnsvis innen IKT og regnskap. Flere oppgaver er samtidig overført til lokalt ansatte medarbeidere. Effektiviseringen har bidratt til at opp mot 80 stillinger er flyttet hjem fra utenriksstasjonene, samtidig som antall statsansatte i tjenesten årlig er redusert gjennom naturlig avgang.

Utenriksdepartementet har inngått nordisk samarbeid på flere utenriksstasjoner. Et eksempel er ambassaden i Yangon hvor Norge, Danmark, Finland og Sverige er samlokalisert og har felles administrativ drift. Videre er Norge samlokalisert og delvis integrert med enkelte av de nordiske landene på steder som Kabul, Dhaka og Luanda.

Utenriksdepartementet deltar aktivt i reformarbeid som ledes av andre departementer. Departementet er bl.a. part i 13 felles rammeavtaler for innkjøp av varer og tjenester. Post- og budtjenesten, biltjenesten samt administrasjon av adgangskort er overført til andre.

Utenriksdepartementet har samme arkivsystem som et flertall av departementene og har gjort avrop på en felles rammeavtale. Innføringen av elektronisk arkivsystem ved utenriksstasjonene pågår og vil innebærer at behovet for arkivfaglig kapasitet vil bli noe redusert i løpet av de neste årene.

Som et ledd i arbeidet med Regjeringens digitaliseringsskriv vil Utenriksdepartementet i 2017 ta i bruk en ny digital portal knyttet til tilskuddsmidler. Publikum kan da elektronisk sende inn søknader om tilskuddsmidler og rapportere om bruk av midlene i portalen. Portalen vil både innebære en forenkling av søknadsprosessen for publikum og bidra til effektivisering av arbeidet med departementets søknadsbehandling. Portalen integreres elektronisk mot arkiv- og økonomistyringssystemene og vil bidra til mer effektiv saksbehandling.

Forenklet modell for premiebetaling til Statens Pensjonskasse (SPK)

Fra 2017 innfører Regjeringen en forenklet modell for premiebetaling til Statens Pensjonskasse (SPK) for de virksomhetene som ikke betaler premie i dag. Dette vil i større grad ansvarliggjøre virksomhetene for deres pensjonskostnader. Bare en av tre statlige virksomheter betaler i dag pensjonspremie til SPK. Dette kan føre til at virksomhetene ansetter mer personale enn de ville gjort med en riktigere prising av innsatsfaktorene. Investeringer i digitale løsninger eller kjøp av tjenester fra private vil bli mer aktuelt og regningssvarende hvis staten møter en riktigere pris på arbeidskraft.

Den delen av statens pensjonsutgifter som i dag ikke blir finansiert av premieinntekter, dekkes sentralt av staten over kap. 612 Tilskudd til Statens pensjonskasse og kap. 613 Arbeidsgiveravgift til folketrygden. Modellen som innføres vil medføre økte premieinntekter til SPK og dermed reduserte tilskudd til SPK. Virksomhetene er gjennom budsjettforslaget kompensert for anslåtte økte utgifter. Modellen er samlet sett provenynøytral på omleggingstidspunktet. Det vises til Gul bok 2017 for nærmere omtale.