Utenriksdepartementet (UD)

Regjeringen bygger sin politikk på en effektiv bruk av felleskapets ressurser. Som i næringslivet er det også i offentlig forvaltning et potensiale for å bli mer effektiv. Regjeringen har derfor innført en avbyråkratiserings- og effektivitetsreform (ABE-reformen), og forutsetter at alle statlige virksomheter gjennomfører tiltak for å bli mer effektive. Reformen vil gi insentiver til mer effektiv statlig drift og skape handlingsrom for prioriteringer i statsbudsjettet. Virksomhetene har også anledning til å planlegge og gjennomføre tiltak for å effektivisere driften når reformen er et årlig krav. Deler av gevinsten fra mindre byråkrati og mer effektiv bruk av pengene overføres til fellesskapet i de årlige budsjettene. Den årlige overføringen settes til 0,5 pst. av alle driftsutgifter som bevilges over statsbudsjettet. For Utenriksdepartementet innebærer dette at driftsrammene i 2018 totalt reduseres med 18,9 mill. kroner, herunder 11,2 mill. kroner under programområde 02 Utenriksforvaltning og 7,7 mill. kroner under programområde 03 Internasjonal bistand .

Utenriksdepartementet har gjennomført en rekke tiltak for å effektivisere virksomheten og tilpasse driften til reduserte rammer. I perioden 2014–2018 er Utenriksdepartementets driftsrammer redusert med om lag 190 mill. kroner da det utover avbyråkratiserings- og effektivitetsreformen også er innarbeidet ekstraordinære reduksjoner i driftsrammene. Som følge av reduksjonene har Utenriksdepartementet effektivisert og utfaset oppgaver. I perioden 2014–2017 er syv utenriksstasjoner avviklet. I 2014 ble La Paz og Bujumbura avviklet og i 2016 ble Astana, Sofia, Harare, Lusaka og Guatemala avviklet. Utenriksdepartementet har samtidig effektivisert administrative oppgaver som utføres på utenriksstasjonene.

Forbedrede teknologiske løsninger har gjort det mulig å flytte administrative oppgaver fra utenriksstasjonene til Oslo, fortrinnsvis innen arkiv, IKT og regnskap. Flere oppgaver er samtidig overført til lokalt ansatte medarbeidere. Effektiviseringen har bidratt til at opp mot 100 stillinger er flyttet hjem fra utenriksstasjonene, samtidig som antall statsansatte i tjenesten årlig er redusert gjennom naturlig avgang.

Utenriksdepartementet deltar aktivt i reformarbeid som ledes av andre departementer. Departementet er blant annet part i 14 felles rammeavtaler for innkjøp av varer og tjenester.

Utenriksdepartementet har inngått nordisk samarbeid på flere utenriksstasjoner. Den nordiske samlokaliseringen i Yangon, der Norge, Sverige, Finland og Danmark har felles drift, ble evaluert med tilfredsstillende resultater i 2016. Videre er Norge samlokalisert og delvis integrert med enkelte av de nordiske landene på steder som Kabul, Dhaka og Luanda.

Som et ledd i Regjeringens digitaliseringsarbeid har Utenriksdepartementet i 2017 lansert en ny digital portal knyttet til tilskuddsmidler. Med dette kan publikum elektronisk sende inn søknader om tilskuddsmidler, foreløpig for utvalgte tilskuddsordninger, i portalen. Portalen vil på sikt innebære en forenkling av søknadsprosessen for publikum og bidra til effektivisering av arbeidet med departementets søknadsbehandling og rapportering. Portalen vil integreres mot arkiv- og økonomistyringssystemene.

I 2013 ble søknader om visum og opphold behandlet ved nærmere 80 ulike utenriksstasjoner. I 2017 er dette redusert til vel 60 stasjoner som følge av at Utenriksdepartementet har testet ut knutepunktorganisering av dette arbeidet som en pilot ved enkelte utenriksstasjoner. En samling av kompetansen til færre steder har effektivisert saksbehandlingen og økt kvaliteten i det arbeidet som gjøres. Dette har også vært en medvirkende årsak til at utenrikstjenesten har kunnet håndtere en økning i saksmengde uten en tilsvarende økning i ressursinnsats. Utenriksdepartementet tar sikte på å knutepunktorganisere arbeidet på utlendingsfeltet i hele utenrikstjenesten.

Etter å ha opparbeidet erfaring med tjenesteutsetting på enkelte tjenestesteder inngikk Utenriksdepartementet høsten 2014 fire regionale rammeavtaler med ekstern tjenesteyter, VFS, om mottak av søknader om visum og opphold. Med det ble det åpnet for at det aller meste av publikumshåndteringen flyttes fra utenrikstjenesten til tjenesteyter, mens utenrikstjenesten beholder arbeidet med saksbehandling og beslutning. I og med at utenrikstjenesten mottar flere søknader enn alle andre deler av utlendingsforvaltningen til sammen, vel 200 000 søknader i alt i 2016, og har hatt en betydelig økning i antall saker, har vi kunnet håndtere en økt saksmengde uten tilsvarende økt ressursinnsats. Tjenesteutsetting i land som Kina, som betyr mye for norsk turistnæring, har bidratt til økte inntekter for norsk reiselivsnæring.

Rammeoverføringer til Kunnskapsdepartementet – driftskostnader knyttet til Norges forskningsråd

Regjeringen foreslår å samle alle bevilgninger til drift av Forskningsrådets virksomhet på én rammestyrt post på Kunnskapsdepartementets (KDs) budsjett. Regjeringen ønsker med dette å sikre mer overordnet og effektiv styring av de samlede kostnadene ved Forskningsrådets virksomhet.

Omleggingen innebærer at midler til drift av Forskningsrådets virksomhet som tidligere har vært en del av forskningsbevilgningene under det enkelte departement, rammeoverføres til KD fra og med 2018. Midlene som overføres er alle kostnader som ikke Forskningsrådet fordeler videre til forskning, altså aktiviteter knyttet til administrasjon, drift, forvaltning av forskningsmidler, kommunikasjon og formidling, rådgivning, evalueringer og rapporter og annen særlig tjenesteyting. Rammeoverføringen er av teknisk karakter og innebærer i seg selv ingen endring i nivået på virksomhetskostnadene eller noen endringer i aktiviteten til Forskningsrådet.

Utenriksdepartementet foreslår på denne bakgrunn å flytte samlet 18,9 mill. kroner, 2,7 mill. kroner på programområde 02 Utenriksforvaltning og 16,2 mill. kroner på programområde 03 Internasjonal bistand, til kap. 285 Norges forskningsråd , post 55 Virksomhetskostnader på Kunnskapsdepartementets budsjett.

Rammeoverføringen forutsetter at bistandsmidlene benyttes til formål godkjent under OECD/DAC-regelverket. Midlene kan dermed ikke benyttes til andre formål enn forskning under programområde 03 Internasjonal bistand. Rammeoverføringen medfører også rapporteringskrav for KD. Utenriksdepartementets forskningsprogrammer på programområde 03 vil variere i omfang over år, og ved eventuell reduksjon av porteføljen må administrasjonsmidlene tilbakeføres Utenriksdepartementet for å kunne benyttes til bistand.

Endringene er omtalt under berørte kapitler i Del II.

For nærmere omtale av den nye posten for virksomhetskostnader i Forskningsrådet, se Prop. 1 S (2017–2018) for KD, programkategori 07.70.